Tekniikkakatalogi: Ketteryyden vastuut ja roolit
Itseorganisoituva tiimi
Ongelma: Tiimi ei pääse itse vaikuttamaan työnsä sisältöön tai työmääräänsä. Tämä aiheuttaa haasteita mm. sovituissa aikatauluissa pysymisessä. Tiimi toteuttaa valmiit tekniset määritelmät ottamatta kantaa toteutustapaan.
Ratkaisu: Tiimi organisoi itse sisäisesti työnsä ja määrittelee tekniset ratkaisut asiakkaan vaatimusten toteuttamiseksi. Tiimissä kierrätetään töitä niin osaamisensiirron kuin työmäärien tasaamisen vuoksi.
Tavoite: Tiimi voi itse päättää miten ja kuka tiimistä toteuttaa asiakkaan vaatimukset. Tiimi saa palautetta ratkaisuistaan ja pystyy näin parantamaan lopputulosta asiakkaan hyväksi.
Itseorganisoituvalla tiimillä on valtaa toteuttaa asiakkaan vaatimukset parhaaksi näkemällään tavalla. Vaatimukset järjestetään asiakkaan kanssa sovittujen prioriteettien mukaisesti ja toteuttamisen tekniset ratkaisut jäävät tiimin päätettäväksi. Tiimi ottaa huomioon teknisten vaatimusten lisäksi myös muut, esimerkiksi taloudelliset, rajoittavat tekijät. Kun tiimi työstää vaatimuksia yhdessä asiakkaan kanssa, tiimi pystyy vaikuttamaan myös vaatimusten toteuttamiseen tarvittavan työmäärän arviointiin.
Itseorganisoituva tiimi päättää itse miten toteuttaa vaatimukset ja kuka on vastuussa mistäkin osuudesta. Näin tiimi kykenee tarjoamaan parhaan mahdollisen osaamisensa ja hyödyntämään yksilöiden vahvuuksia. Toisaalta suunnitellessaan ja jakaessaan yhdessä toteutusta tiimin jäsenet oppivat uusia asioita toisiltaan ja osaaminen siirtyy. Itseorganisoituva työskentely on asiantuntijatyötä tekevälle motivoiva tapa työskennellä sillä siinä hän pääsee käyttämään kaikkea osaamistaan ja työskentelemään ryhmässä luovasti yhteisen tavoitteen eteen.
Tiimin tärkein prioriteetti on toteuttaa asiakkaan vaatimukset asiakkaan parhaaksi, ja tämä toteutetaan tiiviissä yhteistyössä asiakkaan kanssa. Asiakkaalta pyydetään palautetta ja palautteen kautta tuotteesta saadaan entistä toimivampi. Koska tiimi on oman työnsä paras asiantuntija, tiimi arvioi itse kuinka suuri on kunkin vaatimuksen toteuttamiseen kuluva työmäärä. Näin aikataulut saadaan pohjaamaan paremmin todellisuuteen. Vaatimusten toteutusten työmäärää seurataan, ja tätä kautta tiimi oppii paremmin arvioimaan uusien vaatimusten työmääriä.
Sulautettujen järjestelmien suunnittelussa tiimiläiset ovat usein oman alueensa asiantuntijoita, eivätkä välttämättä kykene tekemään täysin toistensa työtä. Vaikka tämä jakaakin automaattisesti tehtäviä tietyille henkilöille, itseorganisoituvassa tiimissä on mahdollista oppia ja opetella uusia asioita muiden tukemana.
Hyvin toimivassa itseorganisoituvassa tiimissä ei ole aseman luomia hierarkioita, vaan kaikilla on yhtäläinen mahdollisuus vaikuttaa toteutukseen ja työskentelytapoihin. Toteutusta seurataan ja vastuuta kannetaan yhdessä. Ketterälle tiimille on ominaista, että ketteriä menetelmiä ei sovelleta käyttöönoton jälkeen suoraan oppikirjan mukaan, vaan käytäntöjä tiimille sopivaksi soveltaen. Yhteinen vastuu vähentää yksilön kokemaa vastuun ja epäonnistumisen kuormittavuutta sekä vaikutusmahdollisuuksien myötä parantaa työssä oppimista. Kaikki tämä parantaa tiimin työtä ja tuottavuutta. Myös onnistumiset ovat yhteisiä, mikä lisää työn mielekkyyttä.
Joissakin tapauksissa itseorganisoituvuus ei ole tuottanut toivottuja tuloksia. Kun työntekijät ovat saaneet keskenään päättää mitä tekevät on syntynyt kuppikuntia sekä epätervettä työn siirtelyä, kun on töitä, joita kukaan ei halua tehdä. Tärkeitä asioita itseohjautuvassa tiimissä ovat jäsenten tasavertainen kohtelu, osaamisen arvostus, kuuntelu ja kyky rakentaviin konflikteihin.
Fasilitoija tiimityötä helpottamaan
Tiimissä kannattaa valita fasilitoija, jonka tehtävänä on varmistaa, että tiimissä noudatetaan yhdessä sovittuja toimintatapoja. Fasilitoijaksi kannattaa valita ketteristä toimintatavoista kiinnostunut henkilö, joka tukee näin tiimin sisältä sekä ketterien toimintatapojen käyttöönottoa että ketterän filosofian toteutumista. Tiimin sisältä valitulla fasilitoijalla on kokonaiskuva tiimin tilanteesta.
Fasilitoijan tehtävänä on helpottaa ketterien toimintatapojen käyttöönottoa ja huolehtia siitä, että sovituista käytännöistä pidetään kiinni. Hän huolehtii myös tarvittaessa palaverien ja muiden käytäntöjen järjestelyistä. Fasilitoijan rooliin voi kuulua myös esteiden poistaminen tiimin tieltä, kuten tiimin työrauhan turvaaminen. Joissakin tilanteissa fasilitoija toimii tiimin kontaktihenkilönä tiimin ulkopuolelle ja kommunikoi erityisesti tuoteomistajan kanssa.
Itseorganisoituvassa tiimissä fasilitoijan rooli voi myös olla kiertävä, jolloin jokainen on vuorollaan vastuussa toimintatapojen toimivuudesta ja niiden kehittämisestä yhdessä muun tiimin kanssa. Kypsässä tiimissä tiimiläiset itse hoitavatkin useita fasilitoijan rooliin kuuluvia tehtäviä.
Fasilitoijan roolia ei tule yhdistää rooliin, jonka kanssa se on ristiriidassa. Tällaisia ovat esimerkiksi esimiehen rooli auktoriteettisuhteen takia tai tuoteomistajan rooli, sillä tuoteomistajan rooli on tuottaa tiimille vaatimuksia. Lisäksi on tärkeää, että fasilitoijalla on riittävästi aikaa tiimille.
Itseorganisoituvan tiimin johtaminen
Vaikka itseorganisoituvassa tiimissä ei ole hierarkiaa, esimiesten ja johdon rooli on tärkeä. Heidän tehtävänään on tukea tiimiä varmistamalla, että tiimistä löytyy tarvittava tietotaito toteutukseen. Esimiehen tehtävänä on myös auttaa tiimiä ratkomaan ongelmia ja poistamaan tiimin toiminnassa havaittuja sisäisiä ja ulkoisia esteitä. On myös tärkeää, että esimiehellä on riittävästi aikaa tiimille. Tiimi tarvitsee tukea myös asiakasvaatimusten hallintaan ja priorisointiin – esimerkiksi esimiehen taholta. Ei kuitenkaan ole välttämättä hyvä ratkaisu, että esimies osallistuisi tekniseen toteutukseen. Esimies toimii myös informaation jakajana tiimin ja tiimin ulkopuolisten välillä.
Siirtyminen itseorganisoituvaan työskentelyyn vaatii aikaa ja yhteisiä keskusteluita toiminnan periaatteista sekä henkilön, joka ottaa vastuun tiimin toiminnan ohjaamisesta.