Tekniikkakatalogi: Ketterä prosessi
Iteraation suunnittelupalaveri
Ongelma: Kehitystiimillä ei ole selkeää käsitystä siitä, mitä työtehtäviä tulisi tehdä seuraavaksi ja miten omat työt linkittyvät toisten töihin.
Ratkaisu: Järjestetään säännöllinen ja maksimissaan yhden työpäivän mittainen suunnittelupalaveri ennen jokaisen iteraation aloittamista.
Tavoite: Iteraation kehitysjonoon on määritettynä työtehtävät, jotka ovat realistisesti toteutettavissa seuraavan iteraation aikana, sekä iteraatiolla on tavoite, joka toteutuu nämä suunnitellut työtehtävät tekemällä.
Suunnittelupalaverissa on ideana, että tiimi selvittää itselleen kaksi asiaa: iteraation tavoitteen ja iteraation työtehtävät. Suunnittelupalaveri on tyypillisesti aikarajattu: esimerkiksi Scrumissa tilaisuudelle suositellaan käytettävän aikaa 30 päivän iteraatioiden tapauksessa 8 tuntia, muuten tilaisuus olisi hyvä pitää vieläkin lyhyempänä.
Ennen tilaisuutta tuotteen kehitysjonon tulee olla priorisoitu ja ajan tasalla. Priorisoinnin hoitaa tuoteomistaja keskustelemalla tiimin ja asiakkaan kanssa. Kaikkien paitsi ensimmäisen iteraation tapauksessa tuotteen kehitysjonoa on juuri päivitetty iteraation katselmointipalaverissa , jolloin kehitystiimillä on tuoreessa muistissa kokonaiskuva tuotteen kehityksen etenemisestä.
Suunnittelupalaverin alussa käydään läpi korkeimman prioriteetin vaatimukset siten, että kaikilla on yhteinen ymmärrys vaatimuksista. Tuoteomistajalla on tässä tärkeä rooli hänen vastatessaan tiimin kysymyksiin kohtien tarkoituksesta ja yksityiskohdista. Yhteisen ymmärryksen myötä tiimi kykenee valitsemaan ja arvioimaan kuinka paljon vaatimuksista pystytään toteuttamaan iteraation aikana.
Valituista vaatimuksista pilkotaan tehtäviä , jotka ovat tyypillisesti korkeintaan muutaman työpäivän mittaisia ja aina yhden kehittäjän tehtävissä. Tiimi tuntee oman työnsä parhaiten ja suunnittelee näin yhdessä miten vaatimukset saadaan käytännössä toteutettua . Tehtävien pilkkomisen yhteydessä vaatimusten työmääräarviot saattavat päivittyä, ja onkin tärkeää tarkistaa vielä lopuksi, että iteraatioon on valittu sopiva työmäärä.
Iteratiivisessa kehityksessä pyritään tuottamaan jokaisessa iteraatiossa uutta, toimivaa toiminnallisuutta tuotteeseen. Tämän vuoksi suunnittelupalaverissa määritellään myös iteraation tavoite. Se auttaa ajattelemaan iteraation työtehtäviä osana suurempaa kokonaisuutta irrallisten tehtävien sijaan.
Iteraation suunnittelupalaverin on tarkoitus olla hyvin keskusteleva tilaisuus. Tuoteomistaja ei määrää iteraation työtehtäviä, vaan niiden valinta on kehitystiimin päätettävissä.
Resepti
1. Varaa kehitystiimille aikaa suunnittelupalaveria varten.
2. Käy läpi iteraation tärkeimmät tavoitteet ja kehitysjonon kohdat tuotteen näkökulmasta.
3. Valitse mitkä ja miten monta kohtaa kehitysjonosta otetaan mukaan iteraatioon.
4. Muodosta suurista kehitysjonon kohdista hallittavan kokoisia (½–2 työpäivää) tehtäviä tiiviisti keskustelemalla.
5. Varmista, että tiimillä on valittuna sopiva työmäärä ja selkeä kuva siitä, mitä tehdään seuraavaksi, miksi se tehdään ja mitä keinoja tiimi aikoo siihen käyttää.
Vinkkejä
- Tuoteomistajan pitkän tähtäimen tuotevisio sekä hyvin muodostetut vaatimukset ovat suuressa roolissa suunnittelupalaverin sujuvuuden kannalta.
- Hajautettujen tiimien kohdalla tulee varmistaa teknisin apuvälinein mahdollisimman häiriötön kommunikaatio sekä järjestää mahdollisuuksien mukaan myös kasvokkaisia tapaamisia.
- Kokonaisen työpäivän kestävän suunnittelukokouksen järjestäminen työpaikalla voi olla vaikeaa muiden projektien ja työtehtävien aiheuttaessa keskeytyksiä ja häiriöitä. Ratkaisuna voidaan lyhentää iteraation pituutta ja samalla vastaavasti suunnittelupalaverin kestoa. Tilaisuus voidaan toteuttaa myös toimiston ulkopuolella poissa häiriölähteistä.
Ohjelmisto- ja laitteistotehtävien muodostaminen
Monessa sulautettuja järjestelmiä kehittävässä yrityksessä ohjelmisto- ja laitteistotiimeille kohdistuvat vaatimukset ovat tyypillisesti hyvin erilaisia ja niiden pilkkomiseen tehtäviksi ei välttämättä tarvita koko monilukuisen tiimin läsnäoloa. Tällöin voi olla perusteltua jakaa suunnittelupalaveri niin, että ensin molemmat tiimit muodostavat yhdessä iteraation kehitysjonon ja tavoitteen, ja töiden pilkkominen tapahtuu kahdessa erillisessä palavereissa.
Lisää aiheesta
Stevens P.: The Effective Sprint Planning Meeting. https://bit.ly/1xGSnle
Schwaber K., Sutherland J.: The Scrum Guide (s. 8-10). https://bit.ly/ZgrC7Z