Tekniikkakatalogi: Ketteryyden perustekniikat
Säännölliset tilannepalaverit
Ongelma: Tieto ei kulje tiimien sisällä ja projektien kokonaisuuksien ymmärtäminen sekä etenemisen seuraaminen on haastavaa.
Ratkaisu: Järjestetään säännöllisesti tilannepalaveri, jossa jokainen osallistuja lyhyesti kertoo, mitä on tehnyt edellisen tilannepalaverin jälkeen, mitä suunnittelee tekevänsä ennen seuraavaa tilannepalaveria ja mitä mahdollisia ongelmia hänellä tällä hetkellä on. Ongelmia ei ratkaista palaverin aikana, vaan sovitaan, ketkä osallistuvat niiden ratkaisuun.
Tavoite: Kaikki tiimin työntekijät saavat selkeän yleiskuvan projektin tilanteesta ja siitä, mitä kukin on tekemässä. Näin osataan suhteuttaa oma tekeminen tiimin tekemiseen ja ymmärretään omien töiden vaikutus muiden tekemisiin.
Säännölliset tilannepalaverit ovat lyhyitä kokouksia, joiden tarkoituksena on koota kehitystiimi säännöllisesti yhteen, välittää tietoa kehitystiimin sisällä, pitää koko tiimi tietoisena projektin tilanteesta ja etenemisestä sekä helpottaa ongelmien aikaista tunnistamista sekä ratkaisemista.
Tuotekehitystiimin palaverikäytäntöjä suunniteltaessa on hyvä miettiä tilannepalaverien kokoonpanoa, kestoa, ajankohtaa sekä järjestämistiheyttä. Palaverien kokoonpano voi vaihdella pienestä, yhden asian ympärillä työskentelevästä ryhmästä kokonaiseen tuotekehitystiimiin. Koko tiimin yhteisien palaverien etu on tiedon kulku mahdollisimman laajasti. Toisaalta suuremmalla ryhmällä palaverit ovat luonnollisesti pidempiä ja osa käsiteltävistä asioista ei koske kaikkia läsnäolijoita. Tässä kohtaa kuitenkin kannattaa harkita kaikkien työajan käyttämistä palaveriin, jotta maksimoidaan laaja tiedonkulku ja odottamattomien ongelmien nopea esille nouseminen.
Säännöllisten tilannepalaverien kesto määräytyy siten, että jokaiselle osallistujalle varataan noin minuutti omien asioidensa kertomiseen. Näin ollen palaverit pysyvät kohtuullisen pituisina, eivätkä kuormita liikaa. Esimerkiksi Scrum-menetelmässä päivittäisiä tilannepalavereja suositellaan pitämään seisten. Tällöin tiimi pysyy vireämpänä, eivätkä palaverit venähdä niin helposti. Hyvä ajankohta tilannepalavereille on esimerkiksi aamupäivällä yhdeksän ja kymmenen välillä.
Tilannepalaverien järjestämistiheys voi vaihdella yhdestä viiteen kertaan viikossa riippuen tiimin rakenteesta ja tehtävän työn luonteesta. Hyvä lähtökohta voi olla joka toinen päivä pidettävä palaveri, jotta kerrottavaa asiaa ei kerry yhteen palaveriin liikaa, mutta toisaalta palaverien väliin jää aikaa tehdä suunniteltuja tehtäviä.
Resepti
1. Määrittele palaverien kokoonpanot.
2. Määrittele palaverien järjestämistiheys, kesto ja ajankohdat.
3. Valvo, että sovituista palaverikäytännöistä pidetään kiinni.
4. Kerää kokemuksia ja kehitä käytäntöjä niiden mukaisesti. Kohdissa 1 ja 2 määriteltyjä yksityiskohtia voidaan säätää kokemuksien karttuessa.
Vinkkejä
- Äänekkäimmät henkilöt saattavat dominoida palavereissa. Varmista tasapuolinen ajankäyttö kaikkien kesken. Erityisesti hajautetuissa tiimeissä varmistu siitä, että myös hiljaisempien ääni tulee kuuluviin.
- Kasvokkaisen kommunikaation niukkuus on hajautettujen tiimien haaste. Kiinnitä erityistä huomiota hyvien hajautettujen palaverikäytäntöjen luomiseen ja järjestä toisinaan myös hajautetulle tiimille kasvokkaisia tapaamisia.
Käytännössä koettua 1
Eräässä tiimissä havaittiin, että harvempi aikataulu ja suuremmat ryhmät toimivat paremmin kuin pienet ryhmät ja tiheä aikataulu. Pienissä ryhmissä tiedonsiirtoa ei syntynyt, koska kaikki tiesivät jo lähimpien työkavereidensa tekemiset. Toisaalta iso ryhmä ja lyhyt palaveriväli voivat johtaa turhautumiseen, kun samoja asioita kuulee toistuvasti. Pilottiyrityksessä todettiin, että isommalla ryhmällä kaksi kertaa viikossa pidetyt palaverit eivät venyneet liian pitkiksi ja rasittaviksi ja toisaalta esille nousi ongelmia, jotka eivät olleet paljastuneet päivittäisissä keskusteluissa.
Käytännössä koettua 2
Toisessa, hajautetusti työskentelevässä tiimissä videoneuvottelun avulla toteutetut pikapalaverit koettiin erittäin tärkeiksi. Raskaaksi ja pitkiksi koettuja palavereja kehitettiin tehokkaammiksi ja kevyemmiksi. Paras tulos saavutettiin, kun sovitusta aikataulusta pidettiin kiinni ja jokaiselle annettiin vain lyhyt aika tilannekatsaukseen.
Pikapalaverin nähtiin lisäävän työskentelyn läpinäkyvyyttä, kommunikaatiota ja vuorovaikutuksen avoimuutta. Palaverissa saatu tieto lisäsi oman työn sujuvuutta ja sijoittamista kokonaisuuteen. Mahdollisuus kertoa heti kohtaamistaan ongelmista ja jatkotyöskentelyn selkeys niiden ratkaisemiseksi vähensivät haastavien tehtävien kuormittavuutta.