Sulautettujen järjestelmien ketterät kehitysmenetelmät

Ketteryyden käyttöönotto

Tiimin vastuulla on käytössä olevien menetelmien tehokas käyttäminen sekä niiden kehittäminen parantamaan tiimin työskentelyä. Tiimi tarvitsee kuitenkin tukea johdolta ja ymmärrystä niin asiakkaalta kuin muultakin organisaatiolta. Vaikka uusia toimintatapoja voidaan ottaa käyttöön nopeastikin, onnistunut muutos toimintakulttuurissa ei tapahdu hetkessä.

Tiimi toteuttamassa muutosta

Ketteriä menetelmiä käyttöönotettaessa keskeisessä asemassa on tiimin jäsenten aktiivinen osallistuminen muutoksen suunnitteluun ja toteuttamiseen. Tiimi tuntee parhaiten oman työnsä ja on näin asiantuntija myös muutoksen suunnittelussa. Yhteisen suunnittelun kautta kaikki ymmärtävät, miksi työtapoja muutetaan ja mitä hyötyä muutoksilla tavoitellaan. Näin tiimi sitoutuu muutoksen toteuttamiseen, jolloin muutoksella on edellytykset onnistua.

Ketteriä käytäntöjä sovellettaessa muutos tulee omakohtaiseksi, kun tiimi ja sen jäsenet muokkaavat käytäntöjen toteuttamista parhaimmaksi näkemällään tavalla. Esimerkiksi tilannepalaverien tiheyttä kannattaa miettiä: kuinka tiheästi käydyt keskustelut tuottavat tarvittavaa uutta tietoa ja käyttääkö tiimi työaikaansa pelkästään tähän projektiin, vai kuluuko sitä myös muihin projekteihin tai ylläpitotyöhön. Käytäntöjä mukauttaessa otetaan huomioon niistä saatava hyöty, kuten toimiva tiedon jako, ja niiden toteuttamisen kulut, kuten palavereihin kuluva aika.

Tukea muutokselle

Muutoksia tukemaan voidaan tiimin sisältä valita fasilitoija , jonka tehtävänä on huolehtia, että sovituista asioista pidetään kiinni. Fasilitoijan ei tarvitse olla tiiminvetäjä, sillä yhtenä tiimiläisenä hän pystyy tuomaan ketteryyttä tiimiin sisältä päin. Tärkeintä fasilitoijalle on, että hän suhtautuu positiivisesti ketteryyden käyttöönottoon.

Johdon ja esimiesten tehtävänä on ohjata muutosta organisaation toiminnan kannalta mielekkääseen suuntaan ja mahdollistaa muutos osoittamalla sille tarvittavat resurssit sekä tukensa muutosta organisoiville. Johdon ja esimiesten tehtävänä on lisäksi yhdistää organisaation erilliset muutosprosessit ja muutokset hallittavaksi ja toimivaksi kokonaisuudeksi.

Ilman johdon tukea tiimi kokee olevansa yksin ja turhautuu. Organisaation sisällä tiimin uusia työskentelytapoja ei arvosteta ja tiimin työ vaikeutuu. Tiimillä on haasteita vakuuttaa asiakasta työskentelytapojensa toimivuudesta, jos tiimi ei ole varma niiden jatkuvuudesta. Jos ketteryyttä halutaan toteuttaa täyspainoisesti, myös muun organisaation ja ulkoisen asiakkaan ymmärrys ketterästä toimintatavasta on tärkeää.

Muutosvasteen nopea saavuttaminen

Muutoksen hyödyllisyyden kokemista edistävät 1) muutoksen vaikutusten nopea arviointi ja 2) välittömät työn sujuvuutta sekä tavoitetta parantavat korjaustoimenpiteet. Uusien käytäntöjen soveltamista kannattaakin seurata yhdessä tiimin sekä muiden asianosasten kanssa. Mitkä käytännöt ovat sellaisia, jotka jäävät helposti toteutumatta? Mikä on syy tämän takana – onko käytäntö vain aluksi haastava käyttää vai eikö se sovellu lainkaan työympäristöön? Jos käytäntö seurannan jälkeen todetaan toimimattomaksi, se voidaan yhdessä sopimalla muuttaa tai poistaa.

Uuden toimintakulttuurin ja ajattelutavan luominen

Uuden toimintakulttuurin ja ajattelutavan oppiminen on pitkäaikainen ja tinkimättömyyttä vaativa prosessi. Se saattaa viedä aikaa puolesta vuodesta pariin vuoteen. Sovittujen käytäntöjen vakiinnuttua on aika miettiä, miten voidaan edelleen kehittää ketterää toimintatapaa ja edistää uutta ajattelutapaa. Voidaan miettiä esimerkiksi, löytyisikö uusia käytäntöjä ja työkaluja vielä entisestään parantamaan työskentelytapoja. Ketteryydelle ominaista onkin jatkuva kehittyminen ja mukautuminen muuttuviin olosuhteisiin.

Uuden toimintakulttuurin rakentamiseen tarvitaan kannustusta ja tukea. Kun tiimiin luotetaan, se kokeilee ja muuttaa toimintatapojaan rohkeasti. Kun tiimillä on valtaa päättää toimintatavoistaan, sillä on mahdollisuus oppia myös yrityksen ja erehdyksen kautta. Myös erehdykset on sallittava ja niitä on käsiteltävä syyllistämättä ketään. Toimintatavat ovat huonoja, eivät ihmiset.

Ketteryyden arvoihin ja periaatteisiin pohjaava ajattelutapa toimii oppimisen ohjenuorana. Joskus tiimille tulee vastaan tilanteita, joihin ratkaisua ei löydy suoraan mistään olemassa olevasta käytännöstä. Tällöin tiimin tulee pohjata ketteryyden arvoihin ja ratkaista tilanne näiden arvojen pohjalta.