Tekniikkakatalogi: Ketterä dokumentointi ja työkalut
Ketteryyden tarkistuslista
Ongelma: Erityisesti käyttöönottovaiheessa ketteryys on tiimille liian abstrakti käsite. Erilaisia tekniikoita kokeillaan, mutta kenelläkään ei ole selkeää kuvaa siitä, mitkä tekniikat toimivat ja mitkä eivät.
Ratkaisu: Tiimi valitsee yhdessä ne tekniikat, joihin se haluaa sitoutua. Tekniikat kirjataan tarkistuslistaan. Joka retrospektiiivin yhteydessä tiimi käy läpi, mitkä tekniikat ovat olleet todellisuudessa käytössä, miten ne ovat toimineet ja onko niitä tarpeen kehittää. Tarvittaessa tarkistuslistaa muokataan paremmin tiimin tarpeita vastaavaksi.
Tavoite: Tiimille syntyy yhteinen tekemisen tapa. Käytetyt tekniikat konkretisoituvat ja niiden käytön kehittäminen dokumentoidaan systemaattisesti.
Ketteryyden tarkistuslista on yksinkertainen työkalu, jolla konkretisoidaan ketteryyden käyttöönottoon liittyvät asiat ja seurataan käyttöönoton etenemistä. Tarkistuslistaan kirjataan otsikkotasolla valitut ketterät käytännöt ja tarvittaessa tarkennetaan lyhyesti, miten kukin käytäntö kehitystiimissä tulkitaan. Tarkistuslistan muodostaminen riippuu siitä, miten ketteryyttä yleisemmin otetaan organisaatiossa käyttöön. Parhaimmassa tilanteessa tiimi saa itse päättää, mitä käytäntöjä se lähtee ensimmäisessä ketterässä projektissaan kokeilemaan. Vaikka käytännöt osin tulisivatkin valmiiksi annettuna, tiimin on kuitenkin hyvä kirjoittaa tarkistuslista projektin alussa yhdessä, jotta varmistetaan, että valitut käytännöt tulkitaan tiimin sisällä samalla tavalla. Tarkistuslista voidaan toteuttaa hyvin yksinkertaisesti esim. PowerPoint-kalvona, tekstitiedostona tai tarkistuslistalle pyhitetyllä tussitaululla.
Vaikka käytäntöjen läpikäynti projektin aluksi tiimin kesken onkin suositeltavaa, täysi hyöty tarkistuslistasta saadaan, kun sitä päivitetään aktiivisesti projektin aikana. Luonnollisin ajankohta tähän on retrospektiivin yhteydessä, kun tiimin työmenetelmien toimivuutta muutenkin arvioidaan. Tarkistuslista käydään tiimin kesken läpi käytäntö käytännöltä pyrkien vastaamaan seuraaviin kysymyksiin:
Onko käytäntöä todella noudatettu edellisen tarkastelun jälkeen?
Millä tavoin käytäntöä on noudatettu?
Koetaanko käytäntö niin hyödylliseksi, että sen soveltamista jatketaan?
Millä toimenpiteillä varmistetaan käytännön noudattaminen?
Miten käytäntöä voitaisiin vielä parantaa entisestään?
Näin tarkistuslistan avulla varmistetaan, ettei tiimi pidä käytössä turhia käytäntöjä ja tarvittava tuki käytäntöjen noudattamiselle järjestetään. Tarkistuslistaan on toki mahdollista ottaa mukaan myös uusia käytäntöjä, mikäli tämä koetaan tarpeelliseksi. Aloitteleva ketterä tiimi voi käyttää tarkistuslistaa eräänlaisena toivelistana, johon listataan tiimin hyödyllisinä pitämät käytännöt. Toivelista priorisoidaan ja käytäntöjä otetaan käyttöön sopivissa paloissa projektin edetessä. Näin aloittelevan tiimin voi olla helpompi tutustua uusiin käytäntöihin. Toki samalla on hyvä muistaa, että ketterät käytännöt muodostavat kokonaisuuden, joten priorisointi on syytä tehdä ketteryyteen perehtyneen henkilön kanssa ja käytännöt ottaa käyttöön tai hylätä kohtuullisen ripeällä tahdilla.
Mikäli tarkistuslistan kukin versio säilytetään, projektin lopuksi saadaan kohtuullisen objektiivinen kuva siitä, miten ketteryys on projektin aikana kehittynyt, mitkä käytännöt ovat tiimin työn kannalta osoittautuneet mielekkäiksi ja mitkä on projektin kuluessa hylätty. Tätä tietoa voidaan hyödyntää seuraavissa projekteissa tai kun ketteryyden käyttöönottoa laajennetaan organisaatiossa uusiin tiimeihin.
Resepti
1. Laatikaa tiimin kesken ensimmäinen versio tarkistuslistasta. Käyttäkää tähän riittävästi aikaa.
2. Päivittäkää tarkistuslista säännöllisesti esim. retrospektiivin yhteydessä. Tähän vaiheeseen kuluu yleensä 15–30 min.
3. Toteuttakaa päivityksen yhteydessä kirjatut toimenpiteet käytäntöjen käyttöönoton tukemiseksi.
4. Projektin lopuksi voidaan käydä läpi tarkistuslistan kehittyminen projektin aikana seuraavia projekteja varten.
Käytännössä koettua
Tarkistuslistan ideaa voi soveltaa tilanteen mukaan. Eräässä yrityksessä ei listattu kaikkia käytäntöjä, vaan retrospektiiveissä nostettiin esille keskeisimmiksi tai haastavimmiksi kootut ketterät käytännöt. Jokaisesta käytännöstä kirjattiin ylös edellisen iteraation ajalta hyvät ja huonot puolet sekä kehitysehdotukset seuraavaan iteraatioon. Seuraavalla kerralla tarkastelu toistettiin ja verrattiin tuloksia edellisen kerran kehitysehdotuksiin. Tätä toistettiin, kunnes keskeiset käytännöt todettiin tiimissä enimmäkseen toimiviksi.