Tekniikkakatalogi: Ketterä dokumentointi ja työkalut
Iteraation tehtävätaulu
Ongelma: Iteraation työtehtävät eivät ole kaikkien tuotteen kehitykseen osallistuvien näkyvissä ja kaikkien helposti muokattavissa.
Ratkaisu: Muodostetaan muutamasta sarakkeesta koostuva tehtävätaulu, jonka vasempaan laitaan kerätään iteraatiolle suunniteltuja kehitysjonon kohtia kuvaavia kortteja. Niiden oikealle puolelle sijoitetaan näistä pilkottuja tehtäväkortteja, joita kullekin tehtävälle vastuulliset kehittäjät siirtävät kehitystyön edetessä seuraavaan sarakkeeseen. Kortin sijainti vaakasuunnassa kuvaa tehtävän sen hetkistä tilaa.
Tavoite: Pidetään kirjaa tehdyistä ja tekemättömistä tehtävistä, mahdollistetaan kehityksen edistymisen tarkkailu pelkällä vilkaisulla ja muodostetaan luonnollinen paikka, jossa kehitystyöstä voidaan keskustella.
Tehtävätaulut ovat esimerkkejä helppokäyttöisistä, edullisista ja vuorovaikutukseen kannustavista fyysisistä ketteristä työkaluista. Erilaisia tehtävätauluja käytetään monissa eri yhteyksissä: esimerkiksi Kanban-menetelmän keskiössä on kanban-taulu , jolla voidaan visuaalisesti rajoittaa käynnissä olevan työn määrää.
Iteraation tehtävätaulu on kätevä tapa sekä suunnitella että seurata iteraation työtehtävien edistymistä. Iteraation suunnittelupalaverissa kehitystiimi valitsee iteraation vaatimukset ja lisää nämä ensimmäiseen sarakkeeseen kehitysjonokortteina. Tiimi edelleen muodostaa niistä tekemättömien tehtävien sarakkeen tehtäväkortteja niin, että jokaisen kehitysjonon kohdan tehtävät ovat omalla rivillään. Iteraation käynnistyttyä kukin kehittäjä siirtää valitsemiaan kortteja eteenpäin tehtävien sen hetkistä tilaa kuvaamaan.
Sarakkeita voi olla useampia, ja niiden tulee kuvata tyypillisiä tiloja tehtävien etenemiselle. Erityisesti tehtäväkorttien siirtämiselle valmiit-sarakkeeseen tulee olla sovittu yhteiset kriteerit, esimerkiksi testien läpäiseminen . Kun yksittäisen kehitysjonon kohdan kaikki tehtäväkortit ovat valmiit-sarakkeessa, katsotaan vaatimuksen olevan valmis katselmointiin ja tuoteomistajan tai asiakkaan hyväksyttäväksi. Jokaisen kehittäjän tulee luonnollisesti myös huolehtia, että omat tehtäväkortit ovat ajan tasalla – muuten taulu ei toimi.
Kehitysjonokortti sisältää kyseessä olevan kehitysjonon kohdan kuvauksen, jonka avulla voidaan kortti päättää otettavaksi iteraatioon ja vastaavat tehtäväkortit muodostaa. Korttiin merkityn työmääräarvion avulla voidaan valita kuinka monta kehitysjonokorttia iteraatiossa kyetään toteuttamaan. Vastuullisen valitseminen kehitysjonokorttiin auttaa varmistamaan, että kaikki tehtävät tulevat tehtyä, vaikka tehtävien tekijöitä samassa vaatimuksessa olisi useita.
Tehtäväkortti sisältää tehtävän nimen ja kuvauksen. Kuvauksen tulee olla riittävän yksityiskohtainen, jotta kehittäjä ymmärtää tarkasti mitä hänen tulee toteuttaa. Tärkeä tieto on myös kyseiselle tehtävälle arvioitu työmäärä, joka on tyypillisesti merkitty tunteina. Kortin tietoja päivitetään tarvittaessa iteraation edetessä.
Tehtävätaulu tarjoaa tiimille yksinkertaisen tavan seurata työn edistymistä ja toimii lisäksi keskeisenä kokoontumispaikkana esimerkiksi säännöllisissä tilannepalavereissa sekä suunnittelu- ja katselmointipalaverissa . Verrattuna yhtä lailla varsin nopeasti käyttöönotettavaan taulukkolaskinohjelmistossa ylläpidettävään iteraation kehitysjonoon, tehtävätaulu on näkyvämpi ja välittömästi kaikkien muokattavissa. Fyysisenä työkaluna se voi olla hyvä keskustelun herättäjä ja toimivampi ratkaisu kuin jokin sähköisistä vastineista. Aina fyysinen tehtävätaulu ei kuitenkaan ole vaihtoehto, esimerkiksi hajautetun tiimin tai seurannan erityisvaatimusten takia. Silloin vaihtoehtoina ovat muun muassa ketterät projektinhallintaohjelmistot ja niiden sähköiset tehtävätaulut .
Resepti
1. Valitse tehtävätaululle keskeinen paikka seinältä, jonne kaikilla tiimiläisillä on vaivaton pääsy.
2. Tee taulu seinään jollain helpolla käytössä olevalla menetelmällä (esim. tussitaulu, maalarinteippi).
3. Täytä taulun ensimmäinen sarake suunnittelupalaverissa tuotteen kehitysjonon kohtia edustavilla korteilla. Muodosta samassa tilaisuudessa tekemättömät tehtävät vastaavien kehitysjonokorttien oikealle puolelle.
4. Iteraation edetessä jokaisen kortin tehtäväkseen ottanut siirtää tehtäväkorttejaan niiden tilaa kuvaaviin sarakkeisiin.
5. Kun vaatimuksen kaikki tehtävät ovat valmiit, on vaatimus valmis katselmointiin.
Käytännössä koettua
Eräässä yrityksessä tehtävätaulu toimi työn seuraamisen ja tiedonvälityksen kanavana sekä tiimin työntekijöiden keskuudessa että tiimistä ulospäin. Yhdellä vilkaisulla näki missä tuotteen kanssa oltiin menossa ja mikä asia oli kullakin työn alla. Taulu sijaitsi avokonttorissa keskeisellä paikalla ja jokainen havaitsi, kun työtoveri käveli päivittämään taulua. Usein tilanteissa syntyi keskustelua. Näkyvä paikka edisti myös päivittämisen muistamista. Informaatiota siirtyi hyvin, kun tehtävät oli pilkottu riittävän pieniksi ja kehitysprosessin todelliset vaiheet olivat näkyvissä taulun sarakkeissa.
Lisää aiheesta
Perry T.: Drifting Toward Invisibility: The Transition to the Electronic Task Board.