Tekniikkakatalogi: Ketteryyden perustekniikat
Keskeytysten hallinta
Ongelma: Tiimin ulkopuolelta tulevat pyynnöt, ohjeet ja kysymykset keskeyttävät työskentelyn ja rikkovat työrauhan.
Ratkaisu: Sovitaan yhdessä protokolla, jonka mukaisesti toisten työskentely keskeytetään ja keskeytykset käsitellään.
Tavoite: Työntekijät saavat työrauhan keskittyä tehokkaasti tekemiseensä ilman, että ulkoiset häiriöt jatkuvasti katkaisevat työskentelyn.
Hektisessä tuotekehitysympäristössä täydellisen työrauhan saaminen on haastavaa ja mm. vanhoja projekteja koskevat korjaus- ja ylläpitopyynnöt keskeyttävät työskentelyn säännöllisesti. Työn alla olevan projektin ulkopuolelta tulevat pyynnöt vaikeuttavat oman työn organisointia, koska ilmaantuvien lisätehtävien määrää ei pystytä arvioimaan eikä suunniteltujen työtehtävien tekemiseen käytössä oleva aika ole täysin ennakoitavissa. Yhteinen käytäntö keskeytysten hallintaan ja käsittelyyn helpottaa työn organisointia sekä tehostaa työn edistymistä kokonaisuutena. Keskeytysten hallintaa mietittäessä on syytä muistaa, että ulkopuolelta tulevat häiriöt ovat usein kokonaisuuden kannalta yhtä oleellisia kuin varsinainen työn alla oleva projekti. Paras lopputulos saavutetaan löytämällä tasapaino työn alla olevan projektin ja lisätehtävien hoidon välillä.
Keskeytysten hallinta on oleellinen osa ketteryyden toteuttamista sekä työskentelyn pitämistä mielekkäänä ja sujuvana sekä tuottoisana. Liian jäykät toimintatavat kuitenkin vievät mahdollisuuden nopeaan reagointiin, helppoon muutokseen ja luontaisten muutostarpeiden kohtaamiseen.
Keskeytysten luokittelu
Yksi tapa keskeytysten hallintaan on sopia yhteinen luokitteluasteikko projektin ulkopuolelta tuleville keskeytyksille. Luokittelussa määritellään keskeytyksille kategoriat esimerkiksi niiden toteuttamiseen kuluvan ajan ja tuloksen kriittisyyden perusteella. Kategoriasta riippuen tehtävä voidaan ottaa työn alle heti, se voidaan lisätä kehitysjonoon tehtäväksi esimerkiksi seuraavan viikon aikana tai se voidaan jättää odottamaan sopivaa hetkeä. Tärkeää on, että keskeytyksiin kuluva aika huomioidaan työmääräarvioissa, esimerkiksi iteraation kehitysjonossa .
Keskeytysten tuottajien ohjeistaminen
Miten tahansa keskeytysten käsittely toteutetaan, on tärkeää muistaa kertoa käytännöistä laajasti kaikille potentiaalisille keskeytysten tuottajille. Ohjeistuksesta on hyvä selvitä mahdollinen luokittelu, joka vaikuttaa tehtävän valmistumisaikatauluun. Siitä on hyvä myös selvitä toiveet tehtävänannon sisällöstä, jotta tehtävän tekijä pääsee mahdollisimman tehokkaasti toteuttamaan annettua tehtävää. Keskeytysten tuottajien on myös tiedettävä, kehen ottaa yhteyttä. Vastaanottajan rooli voi olla pysyvä tai kiertävä.
Ylläpitotunti
Tehtävissä, joihin liittyy huomattavia määriä vanhoihin projekteihin liittyviä tehtäviä ja joissa nämä tehtävät ilmaantuvat satunnaisesti pitkin käynnissä olevaa projektia, voi olla tarpeen ottaa käyttöön ylläpitotunti. Ylläpitotunti on kiinteä aika, joka on säännöllisesti, esim. päivittäin tai viikoittain, varattu työntekijöiden kalenterista eikä sille ole ennalta suunniteltu sisältöä. Ylläpitotunti on varattu vain ja ainoastaan ilmaantuneiden, vanhoja projekteja koskevien tehtävien hoitamiseen. Jos tällaisia tehtäviä ei ole jonain päivänä, jatketaan ylläpitotunnin aikana kuitenkin normaalia tuotekehitystyötä.
Resepti
1. Kartoita, kuinka paljon projektiin osallistuvat joutuvat keskeyttämään projektin parissa työskentelyään ulkopuolelta tulevien keskeytysten johdosta.
2. Määrittele työtehtävät niin, että ulkopuolelta tulevien pyyntöjen hoitamiseen keskittyvät tehtävät määritellään selkeästi ja organisaatiolla on yhdessä sovitut käytännöt keskeytysten hoitamiseksi.
3. Tiedota tiimin soveltamista käytännöistä laajasti, jotta keskeytysten tuottajat osaavat toimia niiden mukaisesti.
Käytännössä koettua
Eräässä organisaatiossa tuotekehitystiimin ulkopuolelta tulevat pyynnöt ja lisätarpeen ilmaukset tulivat kontrolloimattomasti puhelimen, pikaviestiohjelman, sähköpostin ja ruokapöytäkeskustelujen kautta satunnaisesti kaikille tiimin jäsenille. Tämä aiheutti paljon lisäselvitysten tarvetta, jatkuvaa työn ja työnjaon uudelleen määrittelyä sekä vei aikaa yhteisiltä kokouksilta. Työskentely oli kyllä ketterää, mutta arvaamatonta ja siten työntekijöitä kuormittavaa.
Ratkaisuna oli se, että pyyntöjen vastaanotto toteutettiin keskitetysti. Keskeytykset käsitteli yksi henkilö. Näin muut saivat työrauhan. Tiimin työtekijöille määriteltiin häiriötön päivittäinen työskentelyaika (klo 9-15), jolloin oli oman tarpeen mukaan mahdollisuus sulkea eri viestintäkanavat. Tuotteeseen pyydetty uusi piirre meni normaaliin suunnitteluun ja päätyi seuraavan jakson kehitysjonoon hyväksi katsotuin prioriteetein.