Tekniikkakatalogi: Ketterä prosessi
Retrospektiivi
Ongelma: Tiimin työskentely ei tunnu tehokkaalta, eikä vie projektia eteenpäin. Tiimin jäsenet kokevat tiimin toimintatavat hankaliksi, mutta heillä ei ole keinoa, jolla parantaa työskentelyään yhdessä.
Ratkaisu: Järjestetään säännöllisesti tilaisuuksia, joissa tehtävänä on tarkastella yhdessä nykyisiä toimintatapoja, sekä erityisesti muokata menetelmiä toimivammiksi lisäämällä, poistamalla ja muuttamalla toimintatapoja.
Tavoite: Saadaan jokaisen tiimin jäsenen ääni kuuluviin siten, että tiimi itse päättää toimintatapojensa muokkaamisesta ja muuttamisesta. Jokaisessa retrospektiivissä päätetään yhdessä muutama käytännön toimenpide, sekä sovitaan niiden toteuttamisvastuusta ja seuraamisesta. Näin työskentelytavat kehittyvät koko ajan vastaten tiimin kokemuksia ja tarpeita.
Retrospektiivin alussa on hyvä kerrata, miksi olemme täällä ja mikä on tilaisuuden tavoite. Aluksi tarkastellaan sitä, mitä ja miten asioita on tehty valitun ajanjakson aikana ja lopuksi suunnitellaan muutoksia työskentelymenetelmiin ja sovitaan käytännön toimenpiteistä.
Retrospektiivillä voi olla jokin teema tai tarkasteltavan ajanjakson tapahtumia voidaan käsitellä yleisesti. Retrospektiivin osanottajien määrä voikin vaihdella aiheesta riippuen siten, että joskus tiimi kokoontuu yksinään ja joskus mukana on myös esim. myynnin, markkinoinnin tai asiakkaan edustajia. Mahdollinen teema voidaan tuoda esiin jo itse kutsussa. Kutsu voi sisältää myös ennakkotehtäviä, joiden avulla saadaan retrospektiivin osallistujat pohtimaan aihetta etukäteen.
Retrospektiivillä pyritään luomaan mahdollisimman monipuolinen kuva nykyisten työskentelymenetelmien toteutuksesta ja toimivuudesta. Usein hyödynnetään yksilö- pari- tai ryhmätöitä, joiden tuloksia esitellään muille. Näin saadaan helpommin myös hiljaisempien jäsenien ääni kuulumaan.
Valittaessa toteutettavia muutoksia huomio kannattaa kiinnittää siihen, että muutokset ovat riittävän pieniä, selkeitä ja toteutettavissa olevia. Iso ongelma on hyvä pilkkoa pienemmiksi toteuttamiskelpoisiksi askeliksi. On myös hyvä valita joku vastuulliseksi huolehtimaan, että muutokset toteutetaan. Edelleen on tärkeää seurata esimerkiksi seuraavassa retrospektiivissä, että sovitut muutokset on todella viety käytäntöön. Jos näin ei ole tapahtunut on hyvä pohtia, miksi – onko muutos ollut liian laaja, epämääräisesti määritelty vai jäikö vastuullinen valitsematta.
Retrospektiiville ominainen ajankohta on iteraation lopussa. Myös projektin lopussa on hyvä järjestää retrospektiivi, jotta opitaan, mikä on mennyt hyvin ja mitä voitaisiin muuttaa seuraavaan projektiin.
Retrospektiivin tarkoitus ei ole tarkastella varsinaisen työn tuloksia, vaan erityisesti työskentelymenetelmiä. Ketterien menetelmien periaatteena on, että tiimi itse saa päättää omista työskentelytavoistaan, eikä näitä sanella ylhäältäpäin. Retrospektiivissä käytävän keskustelun tulee olla luottamuksellista, jossa myönteisiä ja kielteisiä kokemuksia toimintatavoista voidaan jakaa avoimesti. Työskentelyn tehostamisen lisäksi retrospektiivillä kehitetään työtä sujuvammaksi ja hallittavammaksi ja sen tuloksena yhteinen ymmärrys työn tekemisen tavoista lisääntynyt.
Resepti
1. Valitse tilaisuuden järjestäjä, joka on vastuussa tilaisuuden suunnittelusta, vetämisestä, järjestelyistä sekä asianosaisten kutsumisesta tilaisuuteen. Järjestäjä voi lähettää muille myös ennakkotehtäviä. Järjestäjän rooli on sujuvoittaa retrospektiivin kulkua, järjestäjän ollessa itse mahdollisimman objektiivinen. Järjestäjän rooli voidaan sopia myös tiimin sisällä kiertäväksi.
2. Järjestäjä avaa tilaisuuden muistuttamalla siitä, mikä on tilaisuuden tavoite.
3. Tarkastellaan erilaisten tehtävien avulla toimintatapoja.
4. Suunnitellaan tehtävien avulla mahdollisia muutoksia toimintatapoihin.
5. Valitaan yhdessä mitä muutoksia toteutetaan ja varmistetaan, että valitut toimenpiteet ovat selkeitä, helposti toteutettavissa ja että joku on niistä vastuussa. Sovitaan myös miten toteutumista seurataan.
6. Keskustellaan hetki siitä, miten retrospektiiviä voisi parantaa seuraavaan kertaan.
Käytännössä koettua
Eräässä tiimissä säännölliset tilannepalaverit koettiin turhiksi. Retrospektiivissä tarkasteltiin aluksi ongelmaa: huomattiin, että kaikki eivät olleet aina paikalla, eivätkä muistaneet välttämättä edes ilmoittaa poissaoloistaan. Ratkaisuna sovittiin, että jatkossa jokaisen tilannepalaverin päätteeksi tarkistetaan seuraavan tilannepalaverin ajankohdan sopivuus kaikille. Tarvittaessa ajankohtaa siirretään hieman myöhemmäksi, jos poissaolon syynä on esimerkiksi juuri samaan ajankohtaan osuva toinen palaveri.
Vinkkejä
- Joskus voi tulla eteen tilanne, jossa retrospektiivissä ei tule esiin uutta asiaa. On kuitenkin suositeltavaa, että retrospektiiveilla olisi säännöllinen ajankohta, vaikka se olisi harvemminkin. Jos niitä järjestetään ”tarpeen mukaan”, retrospektiivien pitämisestä tingitään helposti kiireisinä aikoina tai kun ihmiset kyllästyvät niihin pitkissä projekteissa. Näin voi käydä etenkin, jos retrospektiiveillä ei ole nimettyä järjestäjää tai tällä on niin paljon muita tehtäviä, ettei ehdi huolehtia järjestämisestä.
- Joskus kyseessä voi olla haaste, jota tiimi ei kykene itse ratkaisemaan. Tällöin retrospektiivin kehitysehdotus voi olla esimerkiksi viestin vieminen eteenpäin siitä, mikä helpottaisi tiimin toimintaa.
- Jos tiimille on nimetty fasilitoija , hän voi huolehtia, että tiimiläiset järjestävät retrospektiivin itseorganisoituvasti ja hän voi myös auttaa retrospektiivin käytännön järjestelyissä. Hyvien retrospektiivien vetämistä tukevat vetäjän omistautuminen ja hyvät fasilitointitaidot.
- Toteutusvinkki: Yksi ryhmätyövaihtoehto on listata pienryhmissä hyvät ja huonot puolet sekä parannusehdotukset. Nämä kerätään yhteen ja parannusehdotuksista äänestetään käyttöönotettavat.
Lisää aiheesta
Derby E., Larsen D.: Agile Retrospectives, Making Good Teams Great.